Управление знаниями – термин, обозначающий систематическое создание, обновление и использование знаний для обеспечения конкурентного преимущества компании.
Существуют различия между данными, информацией и знанием.
Данные – это неупорядоченные наблюдения, числа, слова, изображения, звуки.
Когда данные организованы, упорядочены, сгруппированы и категорированы, они становятся информацией.
Информация становиться
знанием, когда она помещена в определенный контекст, или можно сказать, когда она готова к продуктивному применению.
Классификация знания:
- Знать «что», знать «как», знать «кто».
- Формальное и не формальное знание.
- Явное и скрытое знание.
Конкурентное ресурсное преимущество компании (часть стратегического анализа) создается за счет внутренних способностей компании, которые в свою очередь базируются на знаниях компании, которые и являются корневым ценным активом.
Важно, мы должны сопротивляться искушению принять упрощенные и в своей основе ограниченные практики «управления знаниями», такие как, например, «обмен скрытыми знаниями». Все намного сложнее.
В фокусе управления должны быть следующие процессы:
- Управление коммуникацией. Мы должны управлять не только «совещаниями», но и разговором (неформальная коммуникация). В нем, оставляем «власть за дверью», не смешиваем стратегические и операционные разговоры, избавляемся от давления времени и т.д.
- Способность организации впитывать знания. Эта способность зависит от суммы способностей всех сотрудников, что и как они знают об эффективности передачи уместной для решения задач и своевременной информации от одного подразделения к другому, которому эта информация нужна. В фокусе держится – кто приносит информацию извне, кто принимает эту информацию и знания, поощрение новых связей и получения внешних сигналов, обеспечение общего языка или правил обозначения.
- Организационная память. Сосредотачиваемся на ее преемственности и снижаем ее потери при выходе сотрудников с индивидуальными знаниями.
- Культура обмена знаниями. Держим в фокусе и поощряем желание делиться и обмениваться знаниями.
- Создаем сообщества практики. Поощряем создание неформальных сетей из сотрудников, которые возникают благодаря желанию представителей определенной специальности или рабочей группы работать более эффективно, или понять работу более глубоко.
С практической точки зрения, систематическое и явное управление знаниями подразумевает собой формирование списка инициатив, направленных создание и использование знаний и управление их реализацией.
Ключевые этапы инициативы по управлению знаниями – понимание, видение, план, проект, осуществление. Этапы выполняются командами, сформированными из различных подразделений компании.
Типичные проекты, включаемые в инициативы – создание «центров знаний», формирование ролей, связанных со знаниями и развитием навыков управления знаниями, освоение технологий сотрудничества, создание сетей обучения, бенчмаркинг с другими компаниями.
Можно выделить два общих пусковых механизма для программ управления знаниями – «недовольство» (отсутствие изменений провоцирует переосмысление основ бизнеса) и «корысть» (размер вознаграждения топ менеджмента зависит от биржевых котировок акций).
План (программа управления знаниями) затрагивает четыре уровня – Стратегия/процессы, информация/знания, люди/организация, технологии.
При реализации плана обращаем внимание на следующие аспекты, в дополнение к классическим инструментам проектного управления:
- Реализация плана как эволюция. Взрывные, кардинальные изменения процессов и подходов не применимы к проектам управления знаниями.
- Используем пилотные/пробные проекты и периметры внедрения. Сначала отлаживаемся на выделенных областях, не сразу на всей организации.
- Ресурсы на реализацию увеличиваем постепенно, по мере вовлечения новых областей.
- Проводим реинжиниринг или создаем новые бизнес процессы. Это сердцевина любой программы управления знаниями.
- Проектируем процессы передачи знаний. В дополнение к предыдущему пункту.
- Контролируем вовлеченность и усилия команды по внедрению.
- Анализируем успехи и неудачи в реализации проектов управления знаниями.
- Фиксируем заранее и сосредотачиваемся на ключевых факторах успеха внедрения.
- Определяем ИТ инструменты, поддерживающие измененные бизнес процессы и процессы передачи знаний.
Не забываем про оценку и аудит знаний. Используем анкету KMAT, справочники CCTА и другие.