Проект – комплекс взаимосвязанных работ, имеющих ограничения по времени и нацеленных на получение заранее определенного неповторимого/уникального результата с необходимым качеством и затратами на реализацию.
Программа – совокупность взаимосвязанных проектов имеющих общую цель.
Портфель проектов – набор проектов и программ, имеющих общее ресурсное ограничение.
Компания, в зависимости от целей, может управлять несколькими портфелями, программами и отдельными проектами.
Что дает компании проектный подход?
- Фиксация целей
- Управление ресурсами для достижения этих целей
- Координировать и перераспределять ресурсы как внутри проектов, так и между ними в зависимости от изменения ситуации
- Своевременно выявлять отклонения при достижении целей, принимать управленческие решения по их устранению
- Проектное управление является базой для фиксации ответственности за достижение зафиксированных целей
Для достижения и управления проектами в «зрелых» организациях создают проектный офис. Это одновременно и место в оргструктуре, где числятся руководители проектов, и общая методология управления проектами. Цель проектного офиса – помогать руководству компании в реализации утвержденной стратегии, посредством выполнения установленного ряда проектов в необходимой последовательности и с определенными приоритетами.
Существуют три основных типа проектного офиса (по основным функциям):
- Поддерживающий
- Контролирующий
- Направляющий
Наиболее результативный – направляющий тип. Этот тип офиса берет под свой контроль проекты и предоставляет опыт в управлении проектами и ресурсами для контроля проектов. По мере утверждения проектов, профессиональные руководители из проектного офиса будут назначены на каждый из начатых проектов. Это вводит необходимый объем профессионализма в проекты и, поскольку каждый руководитель работает под руководством и отчитывается перед руководителем проектного офиса, он гарантирует высокий уровень стойкости практикующих методов во всех проектах.
Данный тип не может быть создан сразу, он должен пройти последовательно пройти пять уровней зрелости.
Максимальный набор функций при достижении 5-го уровня:
- Сокращение продолжительности циклов выполнения проектов
- Правильный выбор состава одновременно выполняемых проектов
- Организация и поддержание информационного обеспечения руководства данными о состоянии основных портфелей компании
- Отслеживание хода выполнения проектов и представление отчетов руководству
- Наставничество
- Инструменты управления
- Справочное бюро
- Методология
- Корректирующие действия
- Содействие высшему исполнительному органу компании
- Установление приоритетов для проектов, включенных в портфель компании
- Оказание помощи в реализации проектов, вызывающих опасения
- Подготовка руководителей проектов
- Маркетинг и коммуникация
- Архивы
Ключевые моменты успеха внедрения проектного подхода:
- Необходим управляемый переход к матричной организации компании, затрагивающий изменение структуры, методик, культуры персонала.
- Использование в работе стандартов управления проектами и портфелем проектов, лучших практик.
- Необходимо добиться понимания людей ЗАЧЕМ это, ПОЧЕМУ это нужно, и ЧЕМ это будет им полезно. Это повысит шансы на успех. Важна поддержка топ-менеджмента. Необходимо донести до людей ответы на предыдущие вопросы, обучить их КАК этого достичь и далее помочь им системно управлять проектами.
Типовые показатели деятельности проектного офиса:
- % сертифицированных менеджеров проектов
- Связь использования ресурсов с приоритетами проектов
- % программ, управляемых через общую информационную систему
- % проектов, в которых напрямую реализовано вознаграждение за результат
- Среднее отношение усилий на планирование и исполнение
- % проектов, использующих в планах расчет выгоды
- Средняя стратегическая значимость проектов
- % проектов с положительным отклонением от стоимости
- % ресурсов подразделений, превысивших допустимые нормы расходования
- Совокупная стоимость изменения содержания проектов за месяц
- Суммарное количество дней текущего отставания от базовых планов
- Средний процент проектов определенного вида, не укладывающихся в сроки
Какие шаги необходимо сделать в построении проектного офиса?
- Согласование видения и стратегии развития методологии проектного управления с руководством компании
- Построение взаимоотношений с заинтересованными сторонами – определение их потребностей, задач, подключение их на раннем этапе становления методологии проектного управления
- Анализ текущей практики управления проектами в компании
- Определение методологии проектного управления – какой она будет и как будет меняться во времени
- Формирование плана внедрения – поэтапно, адекватно уровню компетенций персонала, доступности ресурсов и т.д.